ความหมายของเทคโนโลยีการศึกษา
คำว่า เทคโนโลยี เป็นคำที่ใช้ทับศัพท์คำว่า Technology ในภาษาอังกฤษ ซึ่งเป็นผลจากการศึกษา ค้นพบทางด้านวิทยาศาสตร์ แล้วนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดสิ่งใหม่ๆ ขึ้น เทคโนโลยีทางการศึกษาจึง หมายถึง การนำเทคโนโลยีบางอย่างมาประยุกต์ใช้กับการศึกษา เพื่อสร้างเสริมกระบวนการเรียนรู้ให้เกิดง่ายและรวดเร็วขึ้น
คำว่า นวัตกรรม และ เทคโนโลยี จึงมีส่วนเกี่ยวข้องกัน แม้ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นอุปกรณ์และสิ่งประดิษฐ์มาประยุกต์ โดยมีกระบวนการกระทำ หรือ การจัดการทำให้เกิดนวัตกรรมขึ้นมาก็ตาม แต่คนส่วนใหญ่ มักจะใช้คำว่า เทคโนโลยี แทน โดยเฉพาะในปัจจุบันได้มีการประยุกต์วิธีการ โดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ และการสื่อสาร ( Information and Communication Technology ) ซึ่งประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารทางไกลเป็นองค์ประกอบหลักเข้ามาใช้ในการศึกษา จึงมักเรียกว่า การใช้เทคโนโลยี และการสื่อสารการศึกษา หรือที่เรียกย่อว่า การใช้ ICT ทางการศึกษา แทนที่จะใช้คำว่า “ นวัตกรรมทางการศึกษา ” และเพื่อให้สอดคล้องกับความนิยมในการใช้คำเช่นนี้ ในบทเรียนนี้จึงใช้คำว่า เทคโนโลยีทางการศึกษา แทน โดยให้หมายถึง นวัตกรรมที่ใช้เทคโนโลยี และ การสื่อสารเป็นองค์ประกอบหลักที่ก่อให้เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ ทางการศึกษา ซึ่งกำลังเป็นที่นิยมใช้กันอย่างกว้างขวางในการศึกษาปัจจุบัน
ความหมายของระบบสารสนเทศ
ระบบที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานในที่นี้ ได้แก่ ระบบสารสนเทศ ( Information System ) ซึ่ง อนันต์ เกิดดำ ( 2548 ) ได้ให้ความหมายไว้ดังนี้
ระบบสารสนเทศ คือ เซ็ตขององค์ประกอบที่สัมพันธ์กันซึ่งรวบรวม ประมวล จัดเก็บ และ เผยแพร่สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร ( ดูภาพประกอบที่ 8.1 ประกอบ )
ภาพที่ 8.1 แสดงโครงสร้างของระบบสารสนเทศ
จากภาพที่ 8.1 จะเห็นได้ว่า โครงสร้างหลักของสารสนเทศ ประกอบด้วย ข้อมูลนำเข้า การประมวลผล สารสนเทศ โดยมีข้อมูล ย้อนกลับเป็นตัวควบคุม
1. ข้อมูลนำเข้า ( Input ) คือ ข้อมูลที่จำเป็น เพื่อนำเข้าสู่ระบบเพื่อจะทำให้เกิดการประมวลผลขึ้น ข้อมูลที่จำเป็นจะมาจากสภาพแวดล้อมของระบบ ส่วนจะเป็นอะไรนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละระบบ เช่น ถ้าเป็นระบบบริหารในสถาบันการศึกษา ข้อมูลนำเข้าอาจประกอบด้วย อาจารย์ นักเรียน อาคารเรียน รายวิชาต่างๆ
2. การประมวลผล ( Processing ) คือ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อมูลให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย ซึ่งอาจจะได้แก่ กาคำนวณ การสรุป หรือ การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การประมวลผล ประกอบด้วยองค์ประกอบย่อย ดังนี้
2.1 บุคลากร หมายถึง บุคคลที่ทำงานในองค์กรในฝ่ายสารสนเทศ
2.2 กระบวนการ หมายถึง ขั้นตอนการทำงานซึ่งกำหนดขึ้นเพื่อให้การทำงานได้ผลตามที่ต้องการ
2.3 ฮาร์ดแวร์ หมายถึง เครื่องมือทั้งหมดที่ใช้ในระบบสารสนเทศ
2.4 ซอฟต์แวร์ หมายถึง ซอฟต์แวร์ระบบ และ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ใช้ในระบบทั้งหมด
2.5 แฟ้มข้อมูล หมายถึง ข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลเพื่อประโยชน์ในการประมวลผลคราวต่อไป ข้อมูลเหล่านั้นจะเก็บในหน่วยความจำสำรองของคอมพิวเตอร์
3. ผลลัพธ์ ( Output ) คือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ซึ่งจะปรากฏอยู่ในรูป รายงานต่างๆ คุณลักษณะของสารสนเทศที่มีคุณภาพ ได้แก่
3.1 ตรงตามความต้องการ ( Relevancy ) หมายถึง ลักษณะสารสนเทศนั้นสามารถที่จะตอบคำถามในลักษณะที่เจาะจงได้ เช่น ในการขายเสื้อผ้าผู้ชาย ถ้าถามว่า เสื้อผ้าแบบไหน สีไหน ขายได้ดีที่สุด
3.2 ตรงต่อเวลา ( Timeline ) หมายถึง สารสนเทศที่ผลิตออกมานั้น จะผลิตออกมาทันกับความต้องการของผู้ใช้
3.3 ความเที่ยงตรง ( Accuracy ) หมายถึง สารสนเทศจะต้องไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิดและมีข้อผิดพลาด ลักษณะที่บ่งบอกถึงความเที่ยงตรงได้แก่
3.3.1 ความสมบูรณ์ ( Completeness ) สารสนเทศที่จำเป็นจะต้องมีอย่างครบถ้วน
3.3.2 ความถูกต้อง ( Correctness ) สารสนเทศจะต้องมีความถูกต้อง
3.3.3 ความปลอดภัย ( Security ) สารสนเทศจะต้องมีความปลอดภัย นั่นคือ ถ้าส่วนไหนจะให้ใครใช้
ก็ใช้ได้เฉพาะคนนั้นเท่านั้น
3.4 ประหยัด ( Economy ) หมายถึง การใช้ทรัพยากรที่จะผลิตสารสนเทศนี้มาใช้ในการแก้ปัญหาจะต้องไม่แพงมาก
3.5 มีประสิทธิภาพ ( Efficiency ) หมายถึง ศักยภาพในการพัฒนาสารสนเทศต่อหนึ่งหน่วยของทรัพยากรที่ใช้ เช่น ความตรงต่อเวลาต่อหนึ่งบาท เป็นต้น
4. ส่วนย้อนกลับ ( Feed back ) เป็นส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของการประมวลผล เพื่อให้การประมวลผลนั้นบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ผลจากการเปรียบเทียบจะนำไปสู่การปรับปรุงข้อมูลนำเข้า หรือกระบวนการประมวลผล
ประเภทของระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร
ปัจจุบัน ระบบสารสนเทศเป็นที่นิยมใช้ในองค์การทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ หรือ ขนาดเล็ก ระบบสารสนเทศที่ใช้กันอยู่ในองค์กรทั่วๆ ไป จำแนกได้ ดังนี้
1. ระบบประมวลผลรายการ ( Transaction Processing System : TPS )
ระบบประมวลผลรายการเป็นพื้นฐานของระบบธุรกิจ ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในระดับปฏิบัติการระบบจะใช้คอมพิวเตอร์ในการบันทึกรายการประจำวันในการทำธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ระบบการสั่งซื้อ ระบบการจองห้องพัก ระบบเงินเดือนและ ค่าจ้าง ระบบรับและสั่งสินค้าออก
เนื่องจากการบริหารในระดับปฏิบัติการ งานกฎเกณฑ์ และ เงื่อนไขได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแน่นอนแล้ว ดังนั้นการตัดสินใจจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้แล้วเท่านั้น ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจจะให้เครดิตแก้ลูกค้าของธนาคาร สิ่งที่ผู้บริหารในระดับนี้จะตัดสินใจว่าจะให้หรือไม่ เขาจะทำได้ก็เพียงแต่ตรวจว่าลูกค้ามีคุณสมบัติตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้หรือไม่เท่านั้น
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร ( Management Information System : MIS )
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือที่นิยมเรียกกันทั่วไป ว่า ระบบ MIS คือ ระบบที่ผลิตสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการเพื่อใช้ในการบริหารงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ระบบจะผลิตรายงานเพื่อผู้บริหาร บางกรณี ผู้บริหารอาจจะเรียกใช้ด้วยระบบออนไลน์ โดยทั่วไปแล้วระบบ MIS จะเป็นข้อมูลภายในองค์กร ไม่เกี่ยวกับข้อมูลภายนอก หรือ ข้อมูลสภาพแวดล้อม ในเบื้องต้น MIS จะผลิตสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร โดยเฉพาะในด้านการวางแผน การควบคุม และ การตัดสินใจ
3. ระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System : DSS )
ระบบการสนับสนุนการตัดสินใจส่วนมาก เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การตัดสินใจ ของผู้บริหารเป็นไปได้อย่างสะดวก ระบบจะสามารถสรุปหรือเปรียบเทียบข้อมูลจากทุกแหล่งไม่ว่า จะเป็นข้อมูลภายใน หรือ ข้อมูลภายนอกองค์กร แหล่งข้อมูลภายใน ได้แก่ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลในองค์กรที่มีอยู่แล้ว เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการขาย ข้อมูลเกี่ยวกับการผลิต ข้อมูลทางด้านการเงิน ข้อมูลจากแหล่งภายนอก ได้แก่ ข้อมูลด้านอัตราดอกเบี้ย ข้อมูลแนวโน้มประชากร หรือ ข้อมูลด้านความต้องการของตลาดโลก ระบบการตัดสินใจส่วนมากเป็นระบบที่มีการโต้ตอบระหว่างผู้ใช้กับ คอมพิวเตอร์ และ จะมีความสามารถในการวิเคราะห์ค่าทางสถิติ มีตารางการทำงาน มีกราฟแบบ ต่างๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้ประเมิน
ข้อมูลในการตัดสินใจในระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ก้าวหน้ามาก ผู้ใช้อาจจะสร้างแบบจำลองของปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการตัดสินใจ ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ดี อาจสรุปได้ ดังนี้
1. ระบบจะต้องใช้ช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
2. ระบบจะต้องสามารถสนับสนุนการตัดสินใจได้ทุกระดับ แต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนกลยุทธ์
3. ระบบมีความสามารถในการจำลองสถานการณ์ และ มีเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ตัดสินใจ
4. ระบบจะต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
5.ระบบจะต้องเป็นระบบที่ตอบโต้กับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่าย ผู้ใช้สามารถใช้งานได้โดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุด
4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง ( Executive Support System : ESS )
ระบบสารสนเทศเพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงเป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูง ติดตามผลการปฏิบัติงานขององค์การ ติดตามกิจกรรมของคู่แข่ง ชี้ให้เห็นปัญหา มองหาโอกาส และ คาดคะเนแนวโน้มต่างๆ ในอนาคต ในการนำ ESS มาใช้นั้น จะต้องออกแบบให้ระบบใช้ทั้งข้อมูลภายใน และ ข้อมูลภายนอกองค์กร นอกจากนี้ ยังต้องรวมเอาเครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการจำลองการวิเคราะห์ ตัวอย่างเช่น LOTUS1-2-3 ,EXCEL หรือโปรแกรมตารางการทำงานอื่นๆ
5 ระบบผู้เชี่ยวชาญ ( Expert System )
ระบบผู้เชี่ยวชาญมีส่วนคล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ คือเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้ผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการตัดสินใจได้ดีขึ้น อย่างไรก็ดี ระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับ การจัดการความรู้ ( Knowledge management ) มากกว่าสารสนเทศ และ ถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่เป็นมนุษย์โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์
( Artificial intelligence )
ระบบผู้เชี่ยวชาญจะทำการโต้ตอบกับมนุษย์โดยมีการถามข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อความกระจ่าง ให้ข้อแนะนำ และ ช่วยเหลือในกระบวนการตัดสินใจ นั่นคือ การทำงานคล้ายกับเป็นมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญในการแก้ไขปัญหานั้นๆ
เนื่องจากระบบนี้ ก็คือ การจำลองความรู้ของผู้เชี่ยวชาญจริงๆ มานั่นเอง โดยผู้เชี่ยวชาญในที่นี้อาจเป็นได้ทั้งผู้เชี่ยวชาญในการบริหาร ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องภาษี ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องยา หรือ แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญในการทำอาหารก็ตาม
หน่วยที่ 2
บทบาทของสารสนเทศในการบริหารองค์กรทางการศึกษา
สถานศึกษาสามารถนำนวัตกรรมและเทคโนโลยีการศึกษาไปใช้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ ในการบริหารจัดการทางการศึกษาได้อย่างหลากหลาย จะเห็นได้ว่า ลักษณะบางอย่างของเทคโนโลยี เช่น ความรวดเร็ว การจัดเก็บอย่างเป็นระบบ การทำงานที่ไม่ผิดพลาด และ การทำงานอย่างไม่เหน็ดเหนื่อย ตลอดจนลักษณะอื่นๆ อีกมาก ล้วนแต่สามารถนำมาใช้ในงานต่างๆ เพื่อให้ได้ผลที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในขณะเดียวกัน ก็จะต้องคำนึงถึงผลที่เกิดขึ้นจากจากการทำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ด้วย เช่น การขาดความเฉลียว การขาดการจำแนกความแตกต่างที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า ดังนั้น จึงต้องนำสิ่งต่างๆเหล่านี้เข้าไปอยู่ในระบบ เพื่อให้เกิดการทำงานที่เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
2.1 ลักษณะที่เทคโนโลยี สามารถเพิ่มเติมประสิทธิภาพการบริหารจัดการ
ครรชิต มาลัยวงศ์ ( 2549 ) ได้กล่าวถึง เหตุผลที่หน่วยงานต่างๆ ควรนำคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดการไว้ ดังนี้
2.1.1 การทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่รู้จักเหน็ดเหนื่อย ทำให้สามารถประยุกต์ไปใช้ในงานที่ต้องการให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องมีเวลาหยุด ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนได้แก่ การฝากและถอนเงินจากธนาคาร ซึ่งประยุกต์ใช้เครื่อง ATM ทำให้ลูกค้าสามารถฝากถอนเงินได้ตลอด 24 ชั่วโมง แต่ก็ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยโดยสร้างที่เก็บเงินให้แข็งแรงและนำไปตั้งไว้ในที่ปลอดภัย หรือมิเช่นนั้นก็ต้องสามารถส่งสัญญาณไปยังสถานที่ซึ่ง สามารถส่งเจ้าหน้าที่ไปดูแลความปลอดภัยได้อย่างรวดเร็ว คุณลักษณะข้อนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานบริหารจัดการได้จำนวนมาก ในทางการศึกษาก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในเรื่องต่างๆ ได้เช่นเดียวกัน เช่น
การเรียนรู้ด้วยระบบ e-Learning ทำให้ผู้เรียนสามารถเรียนได้ตลอดเวลาที่ต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องเรียนตามตารางที่กำหนดไว้อย่างตายตัว บางครั้งผู้เรียนอาจไม่มีความพร้อมที่จะเข้าเรียน หรือ บางครั้งกำลังเรียนด้วยความเข้าใจและอยากเรียนอย่างต่อเนื่อง แต่พอหมดเวลาที่กำหนดไว้ก็ไม่สามารถจะเรียนต่อได้ แต่ระบบ
e-Learning จะช่วยให้ผู้เรียนสามารถเลือกเวลาที่เหมาะสมที่สุดตามที่ตัวเองต้องการได้ โดยไม่ต้องขึ้นอยู่กับผู้สอนหรือต้องคอยเรียนพร้อมกับผู้เรียนคนอื่นๆ
2.1.2 การทำงานได้โดยไม่มีผิดพลาด ทำให้สามารถนำไปใช้ในงานจำนวนมากที่ต้องการความถูกต้องและเกิดผลที่ถูกต้อง เช่น การตรวจข้อสอบ การอ่านบาร์โค้ด การที่คอมพิวเตอร์ สามารถทำงานดังกล่าวได้โดยไม่มีผิดพลาด ทำให้สามารถ นำไปประยุกต์ใช้กำหนดเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวของสิ่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวบุคคล หนังสือ สิ่งของ ตลอดจนสินค้า แต่ละรายการ โดยออกแบบให้คอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลเข้าไปที่มีความแตกต่างกัน เช่น อาจจะเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ หรือ รหัสต่างๆ เมื่อพบข้อมูลที่กำหนดไว้ ก็จะสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ผิดพลาด
2..1.3 การทำงานได้อย่างรวดเร็ว ทำให้สามารถนำไปใช้กับงานที่มีปริมาณมาก ทำให้งานเสร็จได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว ในสมัยแรกๆ จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานสำมะโน ประชากรซึ่งต้องมีการนำข้อมูลจำนวนมากมานับรวมกัน และ ยังมีการคำนวณจำนวนมากด้วย สำนักงานสถิติแห่งชาติ จึงเป็นหน่วยงานแรกๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะดังกล่าว ในปัจจุบันได้มีการประยุกต์คุณลักษณะข้อนี้ ไปใช้อย่างกว้างขวาง เช่น การสื่อสารที่ต้องการความรวดเร็ว ข้อมูลที่ส่งมาจากแหล่งต่างๆ ที่อยู่ห่างไกลกันสามารถนำมาประมวลผลร่วมกันภายในเวลา อันรวดเร็ว เช่น การรวมคะแนนจากหน่วยเลือกตั้งจำนวนมาก สามารถนำมาประมวลผลและประกาศผลได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมง ในทางการศึกษาก็มีงานลักษณะเช่นนี้เป็นจำนวนมาก เช่นกัน เช่น การจัดทำข้อมูลการคัดเลือกเข้าเรียนต่อในมหาวิทยาลัย และ การประกาศผลสอบคัดเลือก เป็นต้น
2.1.4 การทำงานอย่างเป็นระบบ ทำให้เกิดความชัดเจนของขั้นตอนการทำงาน รายละเอียดของข้อมูลนำเข้า และ รายละเอียดของผลผลิตของงาน ก่อนที่จะใช้คอมพิวเตอร์ทำงานจำเป็นต้องคิดวิเคราะห์ และ ออกแบบระบบงานให้ชัดเจนเสียก่อน ต่อจากนั้นจึงจะสร้างระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยทำงาน ในการทดลองระบบงานหรือในการทำงานจริง ถ้าพบข้อมูลผิดพลาดใดๆ ก็สามารถตรวจสอบและค้นหาสาเหตุ หากพบสาเหตุที่ผิดพลาดก็จะสามารถแก้ไขชุดคำสั่งงานและทดลองจนกว่าจะได้ผลตามที่ต้องการ ผลจากการทำงานอย่างเป็นระบบทำให้มีการนำเทคโนโลยีนี้เข้ามามาใช้งานแทบทุกอย่าง ซึ่งนอกจากจะได้ผลงานตามความต้องการแล้วยังสามารถตรวจสอบองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจนทุกขั้นตอนอีกด้วย
2.2 การใช้นวัตกรรมและเทคโนโลยีในการพัฒนาประสิทธิภาพการบริหารจัดการศึกษา
การที่นวัตกรรมและเทคโนโลยีการศึกษามีคุณลักษณะที่ดีหลายประการ ดังกล่าวข้างต้น จึงได้มีการพัฒนาและนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการทางการศึกษา เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการงาน ในการประยุกต์เข้าไปช่วยด้านการบริหาร จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยีเป็นการเฉพาะด้วย องค์ประกอบของเทคโนโลยีการศึกษาก็เช่นเดียวกัน หากจะนำไปใช้ในการบริหารจัดการก็ต้องเตรียมความพร้อมของทุกองค์ประกอบ และให้องค์ประกอบเหล่านั้นทำงานอย่างสอดคล้องกัน โดยต้องดำเนินการในเรื่องที่สำคัญ ดังนี้
2.2.1 การจัดทำแผนการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ ต้องให้ผู้ที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจและเตรียมตัวในการพัฒนาสิ่งแวดล้อมที่เกี่ยวข้องให้ประสานสอดคล้องกัน การเตรียมงบประมาณรองรับเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องให้เพียงพอ ขณะเดียวกันก็ต้องเตรียมคนที่จะดูแลระบบงานใหม่เพื่อให้สามารถทำงานตามบทบาทหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ สิ่งสำคัญที่จะละเลยไม่ได้คือ ผู้เกี่ยวข้องที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้จำเป็นต้องได้รับทราบ และ ทำความเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นด้วย
2.2.2 การพัฒนาหรือจัดหาระบบเทคโนโลยีที่ต้องการนำเข้ามาใช้ จะต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยมีการพิจารณา ศึกษาวิเคราะห์ และ คัดเลือกด้วยวิธีการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ขั้นตอนนี้อาจต้องใช้เวลาและต้องเกิดความมั่นใจว่าจะได้ระบบที่ดีที่เหมาะสมต่อการใช้งาน การให้ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์เข้ามาช่วยจัดหาระบบจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น โดยเฉพาะการเปรียบเทียบระบบที่มีใช้กันอยู่แล้ว กับระบบที่สร้างขึ้นใหม่ หรือ การเลือกใช้ระบบที่มีใช้กันอยู่ที่อื่น แต่อาจจะต้องพัฒนาปรับปรุงให้เหมาะสมยิ่งขึ้น จะต้องกำหนดรายละเอียดให้ชัดเจน และ ให้รวมไปถึงการจัดหาคณะผู้พัฒนาระบบ หรือ ผู้ให้บริการที่จะปรับปรุงพัฒนาระบบที่จะนำมาใช้ในสถานศึกษาที่จะนำเทคโนโลยีนั้นมาใช้บริหารจัดการ
2.2.3 การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสม มีความสำคัญต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี เพื่อการบริหารจัดการมาก เนื่องจากระบบงานด้านเทคโนโลยี มีองค์ประกอบจำนวนมากทั้ง Hardware , Software , และ Application องค์ประกอบต่างๆ เหล่านี้ จะต้องสอดคล้องกัน ปัญหาที่มักพบก็คือการใช้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกที่ไม่เข้าใจความต้องการที่แท้จริงขององค์กร หรือการใช้บุคลากรขององค์กรที่ขาดความรู้และประสบการณ์ที่หลากหลายเพียงพอต่อการเลือกองค์ประกอบดังกล่าวให้เหมาะสมกัน โดยเฉพาะความทันสมัยของเทคโนโลยีของแต่ละองค์ประกอบที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ดังนั้น การมีคณะจัดหาระบบเทคโนโลยีที่เหมาะสม จึงควรใช้ผู้เชี่ยวชาญและบุคลากรขององค์กรร่วมกัน โดยคณะทำงานนี้จะต้องมีเวลาร่วมกันพิจารณาและจัดทำรายละเอียดให้ชัดเจนเพื่อให้ระบบที่ดีที่สุด ในระหว่างที่มีการพิจารณาจัดหาอาจจะต้องไปศึกษาดูงานจากการใช้จริงขององค์กรอื่นที่เทียบเคียงกันได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการกำหนดรายละเอียดต่างๆ ได้อย่างดี
2.2.4 การพัฒนาบุคลากรที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยี เป็นสิ่งจำเป็นที่จะช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ บุคลากรที่ควบคุมการใช้เทคโนโลยีจะต้องพัฒนาให้มีความรู้และสามารถทำงานตามข้อกำหนดของการใช้เทคโนโลยีได้อย่างครบถ้วน ในขณะเดียวกันก็ต้องพัฒนาหรือทำความเข้าใจกับผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องให้สามารถประยุกต์งานที่เกี่ยวข้องให้สอดคล้องกับระบบงานใหม่ที่นำมาใช้ด้วย มิเช่นนั้นอาจจะพบว่ากว่าจะใช้งานได้พร้อมเพรียงกัน เทคโนโลยีที่นำมาเข้ามาใช้ก็ล้าสมัยและจำเป็นต้องปรับปรุงใหม่ ทั้งๆที่ผลงานที่ได้ยังไม่ถึงเกณฑ์ที่กำหนด
2.2.5 การบำรุงรักษา เป็นเรื่องสำคัญมากที่การใช้เทคโนโลยีทางการศึกษาจะต้องมีแผนการบำรุงรักษาระบบงาน ซึ่งมีทั้ง Hardware , Software และ การพัฒนาบุคลากร ในการบำรุงรักษา Hardware จำเป็นต้องมีการปรับปรุงอุปกรณ์บางส่วนให้ทันสมัย อุปกรณ์บางส่วนต้องดูแลตามกำหนด Software บางส่วนต้องปรับปรุงให้รองรับกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป และ ระบบงานบางส่วนต้องปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับความต้องการในการใช้งาน นอกจากนั้น ยังต้องคำนึงถึงการเพิ่มจัดทำระบบใหม่เพิ่มเติมที่ควรจะต้องสามารถเชื่อมต่อกับระบบเดิม และ นำข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปใช้งานร่วมกัน หากข้อมูลจากระบบเดิมไม่สามารถหรือ ไม่สะดวกที่จะนำไปใช้กับระบบงานใหม่ที่เพิ่มเติมเข้ามา จะทำให้เกิดปัญหาในการบริหารจัดการและจะนำไปสู่การเลิกใช้ระบบใดระบบหนึ่งต่อไป หรือมิเช่นนั้นก็ต้องจัดทำระบบใหม่และ เลิกระบบที่สร้างขึ้นทั้งหมด ดังนั้น การบำรุงรักษาระบบงานให้เหมาะสมต่อความต้องการที่มีการเปลี่ยนแปลงและสอดคล้องกับเทคโนโลยีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง และ ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเห็นคุณค่าและเกิดเจตดติที่ดีต่อการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการอีกด้วย
2.2.6 การติดตามประเมินผล ระบบงานบริหารจัดการที่ใช้เทคโนโลยี เข้ามาช่วยควรมีการประเมินผลอย่างน้อย 2 ส่วน ด้วยกัน ส่วนแรกต้องประเมินผลงานที่กำหนดไว้ในแผนงาน เช่น ความสามารถให้บริการตามเป้าหมาย การนำเสนอรายงานตามกำหนดเวลา ส่วนที่สองที่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่ากัน ก็คือ การประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ เพื่อสะท้อนให้เห็นสถานภาพของระบบงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ ในด้านความเร็ว ความแม่นยำถูกต้อง และ ความสะดวกในการใช้ระบบงาน การติดตามประเมินผลควรจะมีระยะเวลากำหนดไว้ตลอดช่วงเวลาในแต่ละปี หากพบข้อบกพร่องหรือมีข้อเสนอแนะที่ควรแก่การแก้ไขปรับปรุงก็ควรพิจารณา และ ปรับปรุงให้สอดคล้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง
อ้างอิงจาก
http://nilnate.blogspot.com/2009/02/blog-post_15.html
http://www.oknation.net/blog/kigmad/2011/06/30/entry-2
